Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir – die pp.partner OG – im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website und der Nutzung unseres KI-gestützten Assistenten „AiKA“ verarbeiten, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte Ihnen dabei zustehen. Bitte lesen Sie diese Erklärung aufmerksam, bevor Sie unsere Website bzw. AiKA nutzen.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit AiKA ist:

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten daher stets im Einklang mit der DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und beschränken die Verarbeitung auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Diese Erklärung gilt sowohl für den Besuch unserer Website (§ 3–§ 6) als auch für die Nutzung unseres KI-gestützten Assistenten AiKA (§ 7). AiKA ist ein KI-gestützter Assistent, der Nutzerfragen auf Basis hinterlegter Dokumente beantwortet. Ihre Rechte, die Speicherdauer sowie unsere Sicherheitsmaßnahmen sind für beide Angebote gemeinsam in § 8–§ 9 geregelt.

Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Abgesehen von den nachfolgend beschriebenen Cookies und Server-Logdaten erfassen wir nur solche Daten, die Sie uns selbst mitteilen, etwa über ein Kontaktformular oder durch sonstige aktive Interaktion mit der Website.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, IP-Adresse oder Geolokationsdaten.

Für das technische Hosting und die Bereitstellung unserer Website nutzen wir die Infrastruktur des Cloud-Hosting-Anbieters Railway Corp. (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA).

Die Datenverarbeitung und Speicherung erfolgt im Ruhezustand auf Servern in der Region EU West (Amsterdam, Niederlande). Da es sich um einen US-amerikanischen Anbieter handelt, kann ein Zugriff auf Daten (z. B. im Rahmen von Wartungsarbeiten) in den USA formal nicht vollständig ausgeschlossen werden. Zur Absicherung dieser Datenübermittlung haben wir mit Railway ein Auftragsverarbeitungsverhältnis (Data Processing Agreement – DPA) auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Zudem ist der Anbieter nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Die Bereitstellung des Hostings erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und stabilen Bereitstellung unseres Onlineangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die in den Server-Logdaten erfassten Informationen (siehe § 3.2) werden für eine Dauer von 7 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Beim rein informativen Besuch unserer Website – also ohne Registrierung oder Übermittlung von Daten über ein Kontaktformular – erheben wir die Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Dies ist technisch erforderlich, um Ihnen die Website anzuzeigen sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

• Inhalt der Anforderung

• Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode

• Jeweils übertragene Datenmenge

• Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)

• Verwendeter Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche

• Sprache und Version der Browsersoftware

Darüber hinausgehende personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie uns diese freiwillig mitteilen – etwa bei einer Registrierung, im Rahmen einer Vertragsanbahnung oder wenn Sie sonst mit uns in Kontakt treten (z. B. Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung). Dabei handelt es sich um Kontaktdaten sowie Angaben zu Ihrem Anliegen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Weitergabe ist zur Vertragsdurchführung erforderlich, oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt. Auftragsverarbeiter erhalten Ihre Daten nur im erforderlichen Umfang; wir stellen vertraglich sicher, dass sie die Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten wie wir (Art. 28 DSGVO).

Ihre Daten werden nicht an konzernfremde Dritte veräußert. Haben unsere Auftragsverarbeiter oder Vertragspartner ihren Sitz in einem Drittland außerhalb des EWR, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO.

Für die Nutzung unseres KI-gestützten Assistenten AiKA gelten die nachfolgenden ergänzenden Angaben.

Der Chatverlauf wird lokal auf dem Endgerät der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert, nicht auf unseren Servern. Dadurch wird die Menge der auf unserer Infrastruktur gespeicherten personenbezogenen Daten reduziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Anwendung).

AiKA generiert Antworten auf Grundlage hinterlegter Dokumente statt frei erzeugter Inhalte. Dies dient dazu, fehlerhafte, unpassende oder unsichere Antworten zu reduzieren. AiKA wird mit einem Open-Source LLM auf unserem eigenen Server betrieben.

Die Backend-Infrastruktur von AiKA wird auf eigenen Servern in Österreich betrieben.

Der Chatverlauf wird auf unserem Server gespeichert. Die Speicherung des Chatverlaufs erfolgt lokal im Browser des Nutzers.

Nutzer haben die Möglichkeit, Antworten des Chatbots über eine Feedback-Funktion zu bewerten.

Bei einer negativen Bewertung besteht die Möglichkeit, den betreffenden Chatverlauf an uns zu übermitteln und anzugeben, aus welchem Grund die Antwort als nicht zufriedenstellend bewertet wurde. Eine Übermittlung des Chatverlaufs erfolgt erst, wenn der Nutzer diese aktiv veranlasst.

Im Rahmen einer solchen Feedback-Übermittlung werden folgende Daten verarbeitet:

• der übermittelte Chatverlauf einschließlich der darin enthaltenen Eingaben und Antworten,

• die abgegebene Bewertung,

• die ausgewählte Feedback- bzw. Fehlerkategorie.

Die übermittelten Daten verwenden wir ausschließlich zur Analyse von Fehlern sowie zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit des Chatbots.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist [Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung / alternativ nach rechtlicher Prüfung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Fehleranalyse und Verbesserung unseres Dienstes].

Die übermittelten Feedback-Daten werden für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht.

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, in Österreich bei der:

Österreichische Datenschutzbehörde (DSB)

Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Österreich

dsb@dsb.gv.at

www.dsb.gv.at

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf – insbesondere bei Änderungen an der technischen Infrastruktur (z. B. Bestätigung eines EU-Standorts bei OpenAI) oder an den Sicherheitsmaßnahmen – aktualisiert.